第四届“泰伯论坛”筹备组会议

时间:2018-10-11 11:26 来源:天下吴氏作者:上官慧慧点击:次

第四届“泰伯论坛”筹备组会议

子曰：“泰伯，其可谓至德也已矣。三以天下让，民无得而称焉。”领会泰伯精神的深刻内涵对我们来说，是吴家优良传统文化对重要精髓传承。礼让仁孝、清廉守信的高贵品质，开拓进取、躬耕为民的高尚精神是泰伯精神的深刻内涵。

厦门吴文化研究会喜迎第四届“泰伯论坛”在厦举办，研究会重要成员紧锣密鼓地筹备会前准备工作，于10月8日在虎园路吴国荣会长府邸开展会前工作具体落实与负责人员安排。

1.接待组：组长：吴福财。

任务：在会议准备阶段，负责确认参会嘉宾具体到达的航班号，车次，到达的时间，实际到达的人数，核对会议人员信息，将参会人员信息通知到报到组，以便落实入住事宜。负责在厦门火车站，厦门北站，厦门机场T3，T4航站楼,厦金码头接待嘉宾，移交给安保组和报到组，对于其他方向进到会议现场的嘉宾，提供引导服务，确保嘉宾安全准时到达会议现场。在会议考察阶段，负责车辆安排、接应嘉宾回酒店。在会议完成后，负责安排嘉宾离店。接送方式和交通需根据嘉宾信息编制交通费预算报财务组，接待过程中实际发生的费用，应取得合规发票，再与财务组结算。与报到组，安保组，财务组沟通。

2.报到组：组长：吴开文。

任务：会议报到阶段(从18日起)负责接收接待组发来的参会人员信息，核对参会人员的实际到达人数，住宿房号，根据参会人员名册，区分会议人员和非会议人员，根据会长的安排，确认免费和付费对象，妥善安置所有到会人员。在嘉宾入住前，将所需的会议资料和礼品送入各个房间。负责在报到现场接待所有嘉宾，配合安保组引导嘉宾进入报到区，等候区，做好住宿登记，分发会议资料，交待会议事项，引导，帮助嘉宾入住。解决嘉宾在入住环节上的各种问题。在会议过程中，负责接收保管嘉宾赠送的各种礼品和资料。协助资料组收集余下的报到资料，归集管理，交给资料组保管入库。协助财务组确认被邀请的单位和参会的当地嘉宾，在会议开始前分发有关资料给嘉宾。与接待组，资料组，财务组沟通。

3.会议组：组长：吴金武。

任务：负责招待晚宴、座谈会、论坛开幕式，闭幕式的会议具体安排，包括议程、主持、发言内容等，接受嘉宾赠送的各种礼品和资料，移交报到组。负责嘉宾的分组(每小组10人+我方人员1人，就餐就座以此为基准)，负责建立微信群，落实与会议有关的各个具体事项。负责编制会议餐食的预算报财务组备案，会后与使用单位结算费用，取得合规的发票。与资料组，安保组，接待组，旅游组，财务组沟通。

4.资料组：组长：黄田英。

任务：编制各种表单，向各组提交人员信息表和名单。负责会议的资料袋印制，文件，会务手册，笔记本，笔，礼品的汇集装袋。制作各类标牌，身份牌。负责制作签到台，桌位牌，座位牌，会议现场布置，宴会现场布置，负责安排摄影摄像和照片洗印影像制作等。负责联系酒店的住宿餐饮事项，在资料的准备上要区分参会嘉宾与本地参会人员的资料差异化，节俭不浪费。资料方面的所有事项编制费用预算报给财务组备案，会后与有关单位结算后，需取得合规发票。与会议组，报到组，财务组沟通。

5.文宣组：组长：吴舒远。

任务：会议宣传，媒体宣传，文稿审核。编制费用预算报给财务组备案，结算时要取得合规发票。与资料组，报到组，会议组沟通。